מפת הכוחות (causal loops diagram)– המבנה הסמוי של ארגונים מורכבים

 
האם יש משהו שאתם לא יודעים על הארגון שלכם? אם אתם היזמים שהקימו את הארגון, אם אתם מנהלים ותיקים שמכירים את הארגון "משחר נעוריו", אם "צמחתם מלמטה", או אם אתם מנהלים דומיננטיים שאוהבים שהארגון נמצא תחת שליטה ובקרה – סביר להניח שאתם מכירים אותו היטב. אולי יותר מכל אחד אחר. ובכל זאת, לפעמים הארגון חורק, מקרטע, תקוע, או משדר לכם חוסר סדר מוחלט, עד כדי סיכון לאובדן שליטה וחוסר אונים נוכח העובדה ש"שום דבר מההנחיות שלכם לא מתממש בשטח" כפי שאתם מבינים ומנחים, או ששום פעולה או שינוי שאתם מציעים כדי לייצב את המערכת אינו מוביל לתוצאה הרצוייה. זה נראה כאילו לארגון יש חיים משלו. וזה באמת נכון.
 
זרמים, מערבולות וסחף
 
בתוך כל ארגון יש מבנה פורמלי של סמכויות ותחומי אחריות שאתם מכירים היטב. את תחומי האחריות אתם קבעתם. את הסמכויות אתם האצלתם. אבל הארגון שלכם לא מתנהל על פי "הארגון". מתחת לפני השטח נוצרים מבנים של לחצים והשפעות המנהלים את הארגון באופן תבניתי, שניתן לזהות אותו אם שואלים את השאלות הנכונות ואם רוכשים מיומנות לניהול מערכות מורכבות.
 
מבנים אלו יכולים לסחוף את הארגון שלכם לתוך מערבולת של ממש, והם יכולים גם להסיט את פעילות הארגון ואת כל אופיו לכיוונים לא רצויים.
 
למפות את מעגלי הזרימה וההשפעה
 
משרד אינטליגנציה ארגונית מסייע בחשיפת מעגלי הזרימה וההשפעה המחולקים למספר אבות טיפוס, בעלי התנהגות דומה בפרמטרים מסויימים ושוני הנובע מאופיו של כל ארגון, תחום עיסוקו והאנשים המאיישים אותו.
 
אבות טיפוס העלולים לייצר חוסר שיווי משקל במערכות מורכבות:
 

• מגבלת הצמיחה – תהליך טבעי של יצירת איזון למצב של צמיחה מוגברת, המתקדמת בצעדי ענק אל סף הקיבולת שלה, אם בשל מחסור במשאבים ואם בשל תגובת הסביבה העסקית לצמיחה המואצת.
• תגובה מוגברת בהעדר משוב – תהליך שבו שיהוי בקבלת משוב מייצר תגובה מתקנת מוגברת על ידי הארגון. השיהוי גורם לארגון להגיב באגרסיביות, משום שלכאורה נראה כי פעילות הארגון והצעדים שנקט – אינם מביאים לתגובה המצופה. היענות יתר מוציאה את המערכת משיווי משקל.
• העתקת הנטל – על מנת לטפל בבעיה כלשהי מספקים לה פתרון מהיר ושטחי המביא לשיפור מיידי, מבלי לטפל בבעיית היסוד. פתרון זה מיושם, לעיתים, מספר פעמים  ומצמצם את היכולת למצוא פתרון יסודי לבעיה. באופן פרדוכסלי, צמצום מרחב אפשרויות הפתרון מייצר תלות גדולה יותר בפתרון התסמיני.
• שחיקת יעדים – לעיתים, יישומו של פתרון תסמיני לטווח הקצר, מביא לירידה בתפקוד ופגיעה ביעדים בטווח הארוך.
• כסף נמשך לכסף – שתי קבוצות מתחרות על משאבי הארגון, אבל אחת מהן מצליחה יותר ולכן היא זוכה לנתח גדול יותר מהמשאבים, מה שמגדיל את הפער בין שתי הקבוצות, ומהווה תמריץ לארגון להגדיל את הפער על ידי הקצאת משאבים רבה יותר לקבוצה המצליחה על חשבון זו שמצליחה פחות, עד ליצירת חוסר איזון המשפיע על המערכת כולה.
• שיתוף משאבים – מה קורה כשמשאב אחד בארגון אמור לשרת מספר גורמים על פי הצורך? לפעמים נוצרת תחושה סובייקטיבית של תחרות על המשאב המשותף שמביאה את אחד הגורמים המשתמשים בו לשנות את אסטרטגיית השימוש בו. צעד זה גורר תגובה מצד שאר המשתמשים במשאב עד לשחיקתו ופגיעה ביעילותו.
• חוסר הערכות לצמיחה – מצב שבו הפוטנציאל לצמיחה לא מנוצל ואף מתנוון בשל המנעות מהשקעות. לעיתים, על מנת להמנע מהשקעה, מפחיתים את היעדים ומורידים ציפיות, כדי להצדיק את ההמנעות, ויוצרים מצב בו החיזוי מגשים את עצמו.
• פתרונות המייצרים בעיה גדולה מהבעיה המקורית – מתן פתרונות טווח קצר לבעיות יסוד, עלול לעיתים לייצר בעיה אחרת שגוזלת תשומת לב מרובה יותר מהבעיה המקורית.

 
מה עושים עם מפת הכוחות?
 
אבחון נכון של הבעיה, בלימתה ומעבר לפתרון יסודי שלה, המושתת על הבנת מבניותה, יסייעו למציאת פתרון יסודי, שיעביר את החברה ממצב כאוטי למצב של איזון, שבו מתרחשים באופן טבעי תהליכים המובילים לצמיחה, חדשנות ושינוי בתרבות הארגונית.
 
אבולוציה ארגונית במקום רוולוציה ארגונית
 
אתם תופתעו לגלות שפעמים רבות אין צורך לייצר מהפכות בארגון על מנת להגיע לתוצאות מופלאות. משרד אינטליגנציה ארגונית פועל מתוך גישה מינימליסטית, שאינה מחייבת בדרך כלל פיטורי עובדים ושינויים מרחיקי לכת. בשלב הראשון, אנו פועלים על מנת לייצב מערכות כאוטיות תוך ביצוע שינויים קטנים בעלי אפקט גדול. מתוך ידיעה והבנה של מערכת מורכבת ותכונותיה, אנו מודעים לכך ששינוי קטן במבנה הקשרים בארגון או באופיים, מקבל הגברה והעצמה שמחדשים את "זרימת הדם" הארגונית ומייצרים לארגון סוג של "אתחול מחדש". בהתערבות זעירה כמו של אזמל מנתחים, ניתן להגיע פעמים רבות לתוצאות טובות יותר ומהירות יותר מאשר בשימוש אגרסיבי. זו הגישה שלנו והיא מוכחת בהצלחה פעם אחר פעם.
 
מתוך הכרה בחשיבות רשת הקשרים בארגון, אנו מעדיפים לבצע פעילות שתעורר מחדש את השימוש באינטליגנציה הארגונית שמצוייה ברשת הקשרים של הארגון אך מתוך הסתמכות על מיפוי הכוחות הקיים בארגון. בכך טמון כוחה להציף פתרונות לבעיות ולהוביל לחדשנות מתמדת.
 
אם יש לכם בעיה ארגונית בלתי פתירה, אם נדמה לכם שכבר ניסיתם הכל, אם אתם חשים שהארגון שלכם גולש במהירות לתוך קריסת מערכות ואינכם מצליחים לעצור את הסחף – צרו עמנו קשר בטל. 03-6358051 או ב- 054-4281148.